1. Objet

Les présentes Conditions Générales d’Utilisation (ci-après CGU) ont pour objet de définir les modalités et les conditions générales d’utilisation du service de messagerie électronique dénommé « Landesmail.fr », solution hébergée, proposé par l’Agence Landaise Pour l’Informatique et mis en œuvre par la SARL OCTOPUCE.

Les présentes Conditions Générales d’Utilisation n’ont pas vocation à fixer le cadre et les modalités de la relation contractuelle entre l’ALPI et la SARL OCTOPUCE, celles-ci sont réglées dans un document d’engagement.

Le service s’inscrit dans une démarche d’inclusion numérique et participe d’une démarche permettant l’autonomie numérique de l’usager.

Les utilisateurs doivent accepter ces dispositions et de ces règles d’utilisation et d’engagement. L’utilisation des services proposés est subordonnée à l’acceptation et au respect des présentes conditions générales d’utilisation qui peuvent être modifiées à tout moment sans préavis.

En cas de non acceptation des CGU du service, il sera demandé à l’utilisateur de renoncer à toute utilisation du service.

L’accès au service est gratuit pour les usagers disposant d’un accès Internet. Cependant, les coûts résultants de cet accès qui seraient liés à la connexion Internet, à la bande passante, aux logiciels utilisés, aux abonnements Internet ou mobile sont exclusivement à la charge des utilisateurs.

2. Définitions

« Le service » : le service de messagerie électronique nommé « landesmail.fr » et proposé dans le cadre du réseau départemental d’inclusion numérique du département des Landes.

« Le prestataire » : la SARL OCTOPUCE, sise au 25 rue POPINCOURT 75011 PARIS, en charge de la conception, de l’hébergement, de l’administration technique, de la maintenance et du support technique du service.

« Le gestionnaire du service » : le syndicat mixte Agence Landaise Pour l’Informatique (ALPI), sise à la Maison des Communes, 175 place de la caserne Bosquet 40000 Mont de Marsan, en charge de la mise à disposition du service aux « structures de médiation numérique », de la gestion des accès pour les « référents techniques du service », du suivi et de la publicité de l’expérimentation, de la relation et de l’interface avec le prestataire.

« La structure de médiation numérique » : les structures collectivités territoriales, établissements publics de coopérations intercommunales (EPCI), syndicats mixtes, association loi 1901, services déconcentrés de l’Etat ou de toutes autres formes juridiques, porteuses d’un lieu de médiation numérique ayant conventionné avec le gestionnaire du service pour la mise en œuvre du service.

« Le référent technique du service » : personne physique identifié au sein de la structure de médiation numérique ayant la charge de gérer les habilitations des médiateurs pour l’utilisation du service, d’assurer la relation et de l’interface avec le gestionnaire du service.

« Le médiateur numérique » : personne physique, agent, salarié ou bénévole, de la structure de médiation numérique, dûment habilité par le référent technique du service pour utiliser et déployer le service, notamment par la création de compte de messagerie électronique aux usagers.

« Les utilisateurs » : ensemble regroupant le gestionnaire de service, les référents techniques du service, les médiateurs numériques et les usagers du service.

« Les prescripteurs » : agents, salariés ou bénévoles des structures d’accueil et d’accompagnement du territoire ayant pour mission l’accueil, l’information, l’orientation ou l’accompagnement des usagers (ex : mairie, communauté de communes, services sociaux du département, opérateurs de services publics, services déconcentrés de l’Etat, etc.)

« L’usager » : personne physique bénéficiaire du service, il en est l’utilisateur final.

« Les données d’authentification » : ensemble d’informations permettant l’authentification de l’usager dans son accès au service. Initialement constitués du couple identifiant et mot de passe, ces données peuvent être complétées d’informations supplémentaires comme le numéro de téléphone de l’usager voire d’une adresse de messagerie électronique de secours.

3. Description du service

3.1 Interfaces

Le service comprend les interfaces suivantes :

Une interface d’administration à destination du gestionnaire du service permettant :
- La création de structures de médiation numérique,
- La création de référents techniques,
- Le suivi statistique du service
Une interface d’administration à destination des référents techniques du service permettant :
- La création et la gestion des comptes de médiateurs
- Le suivi statistique du service au sein de la structure
Une interface d’administration à destination des médiateurs permettant :
- La création des comptes de messagerie pour les usagers
- Le stockage du mandat d’intervention de l’usager
- Une procédure de renouvellement des données d’authentification de l’usager en s’assurant de son consentement, par exemple en mobilisant un processus de renouvellement par SMS ou boîte vocale
Une interface usager permettant :
- Une appropriation du service facilité notamment par un travail important apporté à l’ergonomie du service intégrant les problématiques d’illettrisme et de non-francophonie
- L’accès aux services webmail et cloud dans une interface unifiée

3.2 Fonctionnalités

Le service inclut :

Une adresse de messagerie électronique sur le domaine « @landesmail.fr »
Un espace de stockage de 1 Go pour ce service de messagerie
Un service de stockage type « cloud » de 1 Go
L’accès au service de messagerie au travers des protocoles POP / IMAP / SMTP
Un dispositif de renouvellement des données d’identification :
- En mobilisant une adresse de messagerie tierce
- En mobilisant le numéro de téléphone de l’usager (via SMS ou boîte vocale) et dans la limite de 2 fois par mois et par usager
- En présentiel dans le cadre de l’intervention d’un médiateur

3.3 Restrictions et limite techniques du service

Dans le cadre du maintien de la qualité de service, le prestataire prévoit notamment que :

Le service ne sera accessible que depuis des adresses IP localisées en France – ce paramètre pourra être désactivé par le gestionnaire du service sur demande pour chaque adresse de messagerie individuellement
Le service prévoit la limitation des envois de courriels depuis un compte dès lors que les seuils d’envois suivants auront été dépassés. Ces limites sont communiquées à titre indicatif lors de la rédaction du présent document.
- 50 mails / heures
- 500 mails / jours

Ces seuils peuvent être modifiés à tout moment pour assurer la bonne continuité des services.

La mise en sommeil des comptes de messagerie après une période de plus de 12 mois sans activité

4. Conditions de souscription du service

Pour pouvoir souscrire au service, l’usager devra bénéficier d’une orientation formalisée par un prescripteur établi dans le cadre de son accompagnement. La création de l’adresse de messagerie ainsi que l’affectation des données d’authentification ne pourra être réalisée que par l’intervention d’un médiateur au sein d’une structure de médiation numérique.

5. Obligations et responsabilité du prestataire

Le prestataire s’engage à apporter tout le soin et la diligence nécessaires à la fourniture d’un service de qualité conformément aux usages de la profession et à l’état de l’art. Il s’engage à :

Maintenir en état de fonctionnement ses équipements techniques sur lesquels est installé le Service
Assurer l’accès aux différentes interfaces du service via Internet. Le prestataire se réserve la possibilité d’interrompre le service pour procéder à une intervention technique afin d’en améliorer le fonctionnement tout en s’engageant à en informer le gestionnaire de service si possible au moins 24 heures auparavent.
Intervenir rapidement en cas d’incident non consécutif à une mauvaise utilisation du service sur demande d’intervention du gestionnaire de service.
Assurer le maintien au meilleur niveau de la qualité de ses outils conformément aux règles et usage de sa profession.
Garantir la confidentialité des Données de l’usager sous réserve de la bonne configuration par ce dernier des accès liés au service conformément aux dispositions de l’article 8 des présentes CGU.

6. Obligations et responsabilité du gestionnaire du service

L’administrateur du service s’engage à :

Assurer l’interface entre le prestataire et les structures de médiation sur toutes les demandes relatives au fonctionnement du service et à ses évolutions
Assurer une veille sur les comptes des référents techniques
Doter les référents techniques des moyens d’assurer une veille sur les comptes de médiateurs
Dispenser les formations nécessaires aux référents techniques et aux médiateurs numériques pour l’utilisation du service

7. Obligations et responsabilité de la structure de médiation numérique

7.1 Le référent technique

Le référent technique s’engage à :

Assurer l’interface entre les médiateurs, les usagers de la structure de médiation numérique et le gestionnaire du service
Assurer une veille sur les comptes de médiateurs numériques et des usagers

7.2 Le médiateur numérique

Le médiateur numérique s’engage :

À collecter et intégrer au service la preuve du mandat reçu de la part de l’usager pour la création en son nom et l’accompagnement à l’utilisation du service
À ne créer un compte de messagerie électronique uniquement dans le cadre d’un parcours d’initiation voire de formation aux usages numériques comme prévu dans le cadre de la convention liant la structure de médiation numérique au gestionnaire du service
À informer l’usager des modalités d’utilisation du service, de son coût et des limites techniques ou fonctionnelles

8. Obligations et responsabilité de l’usager

L’usager s’engage à :

Utiliser le service conformément à la législation en vigueur. Il reconnaît qu’en cas d’usage frauduleux du service, la structure de médiation numérique, le gestionnaire de service ou le prestataire pourront, sans préavis, suspendre voire désactiver le compte de messagerie de l’usager.
S’engager dans le parcours de formation proposé par la structure de médiation numérique dans le cadre de l’accès au service
Assurer la sauvegarde des données stockées sur le serveur en mobilisant le cas échéant l’accompagnement des personnels de la structure de médiation numérique
Veiller à la sécurité de ses informations personnelles et de ses données d’authentification notamment en suivant les préconisations du médiateur numérique

9. Tarifs, paiement et facturation

Le paiement et la facturation du service sont définis dans un document contractuel établi entre le prestataire et le gestionnaire du service.

Le paiement du service ne peut être exigé de la part de l’usager.

Les dispositifs de financement des actions de l’inclusion numérique, notamment le dispositif chèque numérique de la coopérative #APTIC, pourront être mobilisés pour assurer le paiement du service. Dans le cadre particulier du réseau #APTIC, les prescripteurs remettront des chèques numériques #APTIC aux usagers afin qu’ils bénéficient de la mise à disposition du service auprès d’une structure de médiation numérique.

10. Durée, renouvellement et résiliation des comptes de messagerie électronique

10.1 Durée initiale

Le compte de messagerie électronique de l’usager est ouvert pour une durée initiale d’une (1) année.

10.2 Renouvellement

Le renouvellement du service intervient automatiquement à la fin de la première année. Toutefois, il convient d’assurer le paiement du service pour cette nouvelle année, notamment par l’intervention d’un prescripteur.

10.3 Résiliation

La résiliation du compte de messagerie peut intervenir dans les cas suivants :

Absence de prescription à l’occasion d’un renouvellement
Arrêt du service consécutif au non-respect des dispositions des présentes CGU
Accès à un plus haut degré d’autonomie numérique acté conjointement entre l’usager et le médiateur numérique

Dans tous les cas, lors de résiliation d’un compte de messagerie :

Les données de l’usager seront conservées durant une période 6 mois pour permettre une possible réouverture du service
Le prestataire fournit une procédure d’exportation des données stockées sur le service, compilées dans un format ouvert et librement ré-exploitable
Le médiateur numérique proposera à l’usager un accompagnement à la récupération de ses données personnelles stockées sur le service et à leur transfert sur un autre service

11. Protection des données personnelles

Dans le cadre de l’utilisation du service, le prestataire et le gestionnaire de service, en qualité de responsables conjoints du traitement, sont susceptibles de collecter et traiter des données à caractère personnel concernant les référents techniques, les médiateurs et les usagers.

Le prestataire et le gestionnaire du service sont attachés au respect des règles de protection de la vie privée des utilisateurs du service. L’ensemble des traitements de données personnelles mis en œuvre dans le cadre des services accessibles respecte la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles et les dispositions de la loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679) désigné par « RGPD ».

11.1 Engagements en matière de protection des données personnelles.

Le prestataire et le gestionnaire du service s’engagent à garantir un niveau de protection élevé des données personnelles des Utilisateurs de ses services et de toute autre personne dont elle traite les données personnelles. Le prestataire et le gestionnaire du service s’engagent à respecter la règlementation applicable à l’ensemble des traitements de données personnelles qu’ils mettent en œuvre. Plus particulièrement, le prestataire et le gestionnaire du service s’engagent notamment à respecter les principes suivants :

les données personnelles sont traitées de manière licite
les données personnelles sont collectées pour des finalités déterminées et ne sont pas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités
les données personnelles sont conservées de manière adéquate et sont limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées
les données personnelles sont exactes, tenues à jour et toutes les mesures raisonnables sont prises pour que les données inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient effacées ou rectifiées rapidement.

Le prestataire et le gestionnaire du service mettent en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque inhérent à leurs opérations de traitement, répondre aux exigences règlementaires et protéger les droits et les données des personnes concernées dès la conception des opérations de traitement.

11.2 À quoi servent les données collectées ?

Moyens de collecte de vos données :
Formulaire de collecte présents sur les différentes interfaces du service

Finalités de traitements et bases juridiques :
Le traitement vise la mise à disposition d’un service de messagerie électronique à destination des personnes en situation de fragilité numérique.
Le traitement vise la mise à disposition d’une interface de création et de gestion des comptes utilisateurs des référents techniques, des médiateurs numériques et des usagers ainsi que leurs adresses de messagerie électronique.

Le prestataire et le gestionnaire du service traitent les informations aux fins décrites dans les présentes règles et conformément aux fondements juridiques suivants :

Dans le cadre de la gestion des interfaces d’administration du service
« Consentement de la personne concernée » : Un mandat écrit, signé par l’usager est systématiquement collecté comme preuve de ce consentement.

11.3 Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Le prestataire et le gestionnaire du service s’engagent à conserver les données personnelles pour une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées. De plus, le prestataire et le gestionnaire du service conservent les données personnelles conformément aux durées de conservation imposées par les lois applicables en vigueur.

Ces durées de conservation sont définies en fonction des finalités de traitement mis en œuvre par le prestataire et le gestionnaire du service et tiennent notamment compte des dispositions légales applicables imposant une durée de conservation précise pour certaines catégories de données, des éventuels délais de prescription applicables ainsi que des recommandations de la CNIL concernant certaines catégories de traitements de données. Conformément à l’article 6-5° de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978, modifiée le 20 juin 2018, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, les données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement ne sont pas conservées au-delà du temps nécessaire à l’exécution des obligations définies lors de la conclusion du contrat ou de la durée prédéfinie de la relation contractuelle.

11.4 Qui est susceptible d’accéder à vos données personnelles ?

Destinataires de vos données

Les données collectées dans le cadre du service sont susceptibles d’être communiquées au personnel habilité du prestataire et du gestionnaire du service, à ses partenaires ou à ses prestataires de services annexes, dans le cadre de l’accomplissement de tout ou partie des prestations et uniquement sur instruction de l’usager. Nous vous rappelons que dans ce cadre, le prestataire et le gestionnaire du service demandent à leurs prestataires de mettre en place des mesures strictes de confidentialité et de protection de ces données. Par ailleurs, le prestataire et le gestionnaire du service peuvent être tenus de fournir des informations personnelles aux autorités publiques compétentes.

11.5 Comment exercer vos droits ?

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, vous pouvez, à tout moment, exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression des données vous concernant ainsi que vos droits de limitation et d’opposition au traitement et à la portabilité de vos données personnelles.

Ces droits s’exercent par mail à l’adresse suivante : dpo@landesmail.fr

Ou auprès du gestionnaire du service :

Agence Landaise Pour l’Informatique
Maison des Communes
175 Place de la caserne Bosquet
40000 Mont de Marsan

Dans ce cadre, nous vous prions de bien vouloir accompagner votre demande des éléments nécessaires à votre identification (nom, prénom, email) ainsi que toute autre information nécessaire à la confirmation de votre identité. (Ne jamais inclure de mot de passe dans vos correspondance)

Le prestataire et le gestionnaire du service s’engagent à traiter votre demande dans les 30 jours à réception de la demande.

Pour certains services spécifiques, ces droits sont susceptibles de s’exercer directement en ligne.

11.6 Sécurité informatique / sécurisation des transactions

Le prestataire met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles utiles, au regard de la nature, de la portée et du contexte des données personnelles que vous nous communiquez et des risques présentés par leur traitement, pour préserver la sécurité de vos données personnelles et, notamment, empêcher toute destruction, perte, altération, divulgation, intrusion ou accès non autorisé à ces données, de manière accidentelle ou illicite.

La sécurité et la confidentialité des données personnelles reposent sur les bonnes pratiques de chacun. C’est la raison pour laquelle nous vous invitons à ne pas communiquer vos mots de passe à des tiers, à vous déconnecter systématiquement de votre profil et à fermer la fenêtre de votre navigateur à l’issue de votre session de travail, particulièrement si vous accédez à Internet depuis un poste informatique partagé avec d’autres personnes. Vous éviterez ainsi que d’autres utilisateurs accèdent à vos informations personnelles.

11.7 Données personnelles concernant les mineurs

Le prestataire et le gestionnaire du service ne collectent ni ne traitent de données personnelles relatives aux enfants de moins de 16 ans sans accord préalable des titulaires de l’autorité parentale.

Si des données personnelles concernant des enfants sont collectées pour le service, les parents ou titulaires de l’exercice de l’autorité parentale ont la possibilité de s’y opposer en nous contactant à dpo@landesmail.fr .

Par ailleurs, comme énoncé ci-dessus, l’enfant mineur au moment de la collecte de ses données personnelles peut en obtenir l’effacement dans les meilleurs délais.

12. Droit applicable et litiges

Ces termes et conditions sont de la compétence des tribunaux français. Vous acceptez expressément que tout litige ou action en justice provenant ou relatif à ces termes et conditions ou votre utilisation du service soit de la compétence exclusive des tribunaux français. Ces termes et conditions constituent l’accord entre les responsables conjoints du traitement et vous sur les conditions d’utilisation du service. Si une partie de ces termes et conditions devient invalide ou inapplicable, le reste des CGU continuera néanmoins à s’appliquer.

13. Révision

Les présentes CGU peuvent être révisées de manière unilatérale et sans préavis par le prestataire et le gestionnaire du service. Les utilisateurs seront informés de cette révision et pourront retirer leur consentement à l’utilisation du service.

Lien direct octo.re/64